活動翻譯逐字稿怎樣保存？權限與刪除核對表

活動即時傳譯的逐字稿應否保存，先看主辦方需要它完成甚麼工作，再逐份確認負責人、收件人及檢視日期。不要只記錄「已下載」：原文、各語言譯文、摘要和轉寄附件，需要分開安排。

香港政府對私隱原則的解說指出，個人資料的保留時間應配合使用目的的實際需要，並沒有適用所有情況的劃一法定期限。活動另有法律或合約要求時，應交由負責人確認；以下是行政整理工具，不是合規認證。¹

散場前，先問會留下哪些紀錄

請按實際使用的工具逐項核對，沒有產生的紀錄毋須自行建立。畫面上的即時字幕，也不能當成一定可以下載的完整檔案。

這是核對分類，不表示每款產品都有以上功能。翻譯工具沒有儲存錄音，不代表場內攝影或會議平台也沒有錄製。活動前的用語準備，可另用雙語詞彙表整理。

發出逐字稿前，約定接收範圍

建議主辦方先寫清楚：

• 這份文件用來核對決定、撰寫已審閱摘要，還是其他指定工作？
• 哪些角色需要全文，哪些只需最後批准的內容？
• 文件可存在哪裏？再次轉交前由誰批准？
• 講者或參加者要求核對、查閱或移除資料時，應聯絡誰？

事前向相關人士說明轉錄及使用安排，按活動情況處理所需通知與同意。政府的解說亦有區分原有或直接相關用途與新用途；不要把參加字幕服務當成日後公開全部內容的通行證。¹

可複製的逐份紀錄核對表

每個儲存位置填一張。未得到答覆的項目寫「待確認」，不要自行填上其他機構採用的保存日數。

舉一個假設流程：負責人先讓指定審閱者使用譯文，整理已批准的活動跟進重點；到約定的檢視日期，再判斷全文是否仍有用途並記錄原因。這只是表格用法，並非真實客戶個案，也不是建議一律保存到某個日數。

「看不到」與「已刪除」要分開核對

向供應商查詢時，請逐項問清楚：平台內的原文及譯文、摘要、公開分享頁、下載檔案，以及相關處理商或備份副本，各自如何處理；由誰執行、需要多久、可取得甚麼確認。

自己的跟進表可用以下狀態：

• **已撤銷存取：**指定人士已不能經該渠道開啟。
• **已提出刪除要求：**已通知負責人或供應商。
• **已確認刪除：**已就指定副本確認相應處理。
• **待確認：**仍未知道處理範圍或結果。

把活動移出列表或關閉分享連結，本身不能證明全部副本已清除；平台內的檔案處理完畢，也不能證明收件人已處理下載的附件。每個確認都應寫清楚涵蓋哪份副本，不宜因為一個畫面改變便把整個項目標成完成。

香港主辦方選工具時怎樣使用

tlive 的操作流程說明活動後可下載原文、譯文及摘要；其已公布的私隱政策說明逐字稿儲存及主辦方責任，但沒有列出固定的活動逐字稿保存日程。²³ 若活動對資料保存有指定要求，應先向服務方確認實際安排。本篇是文件查閱及工作表建議，沒有進行刪除功能實測。

需要由真人核實語意的場合，應安排合適的專業傳譯員，另行約定紀錄處理。選擇活動形式可先看活動翻譯的四種做法，再用本表安排後續交付。

資料於2026年10月28日核對。下列政府解說發布於2016年，用作原則背景；個別活動的法律或合約要求，請向負責顧問確認。