活動要把即時翻譯字幕投影到大螢幕，先確認「哪個字幕畫面、由哪部電腦、送到哪個屏幕」，再到觀眾座位檢查是否看得清楚。操作人員在手提電腦看到文字，不代表會場後排也能讀到。
本文給香港主辦方及場地同事使用，是官方文件查閱與自行設計的綵排表。資料於 2026 年 10 月 22 日核對，沒有宣稱完成場地實測、延遲量度或產品準確率比較。
先決定：全場看同一語言，還是各自選擇？
| 安排 | 主辦方先決定甚麼 | 綵排時查甚麼 |
|---|---|---|
| 一個共用字幕幕 | 全場要顯示哪種語言 | 後排、側面及燈光下能否閱讀 |
| 簡報與字幕同畫面 | 字幕區域由誰控制 | 長句有沒有遮住圖表或講者姓名 |
| 簡報與字幕分開屏幕 | 兩個屏幕的位置 | 觀眾能否兼顧講者與文字 |
| 觀眾用手機看字幕 | 如何開啟及選擇語言 | 入場方法及實際裝置 |
這是安排選項，不是每套服務都有的功能。例如 JotMe 的文件列有把放大的逐字稿視窗移到投影顯示器的做法。1 如主要要求是會場共用屏幕，可先找具明確顯示流程的供應商，核實語言、軟件及授權。
若採用個人裝置，可用參加者入場與手機核對表。不要因手機頁面能顯示字幕，就推論它另有乾淨的直播疊圖或專用投影模式。
把畫面接駁與收音分開寫
請場地同事填好這條路徑：
指定字幕畫面 → 輸出電腦及所選顯示器 → 場地接駁或切換設備 → 觀眾屏幕。
旁邊再寫翻譯收到哪一路聲音。畫面有輸出與每支咪有收音，是兩項檢查；台上咪、觀眾提問與遠端嘉賓可另用即時傳譯收音核對表逐一確認。
問清楚公開輸出的是哪個視窗，避免把私人訊息、帳戶資料及操作控制一起投影。綵排切換簡報、開關字幕及重新接駁後，記錄哪些畫面需要重開，由誰恢復；不要預先假定所有設定會自動還原。
若考慮 PowerPoint 內置字幕，Microsoft 文件把「口語語言」與「字幕語言」分開設定，並列有顯示位置選項。2 香港活動尤其要分清廣東話語音輸入與繁體中文輸出：輸出清單有某種語言，不代表同一語言也可作收音辨識。版本、帳戶及指定語言仍須逐項核實。
字幕顏色有參考值，場地仍要檢查
W3C 的網頁文字對比準則列出一般文字 4.5:1、符合大型文字定義時 3:1 的最低對比。3 可用來參考字幕配色，但這不是投影機規格、會場字體大小標準，也不能直接證明活動已符合無障礙要求。
本篇建議在實際燈光及屏幕安排下，顯示包含姓名、數字和較長句子的動態字幕。請後排及側面同事讀出內容，不先給他們看操作電腦。看不清、被遮擋或無法跟上時，記錄位置及問題，再調整重試。
本文沒有訂出所有會場通用的字體大小。放大後如遮住簡報重點，便要改字幕區域或屏幕安排，而不是只在控制台判斷「字已經很大」。
可直接填寫的場地綵排表
表格上方記錄活動、字幕語言、屏幕位置、輸出裝置、所選畫面、燈光狀態及獲准更改輸出的同事。
| 觀看位置 | 已查看的字幕及簡報安排 | 觀察到的問題 | 修改及重試結果 |
|---|---|---|---|
| 後排中央 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 後排側面 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 視線受阻的座位 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 手機替代路徑，如提供 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
另留一行交接記錄：改了哪條線或哪個畫面 → 操作人員 → 重做哪些檢查 → 接受結果的人。未檢查的格子保留空白。這份表用來留下觀察，不是無障礙認證或翻譯評分。
開場前約定失去字幕時怎樣處理
先決定誰通知主持人、主持人說甚麼，以及是否暫停或轉用已綵排的安排。可用中斷應變與恢復核對表列出決策人及觀眾端檢查。手機連結只有在已確認可用、也適合該批觀眾時，才可列作替代路徑；不能自動取代原先答應提供的無障礙服務。
tlive 的公開使用教學列有浮動字幕視窗，以及可自行調整文字大小的參加者頁面；一個房間最多提供講者原文加兩種翻譯語言。本篇沒有確認專用投影模式或與場地切換設備的相容性。4
需要專業傳譯的活動，應安排合資格傳譯員及合適的傳送系統；需要無障礙字幕服務時，應先與觀眾及服務方確認具體要求。看得清 AI 翻譯文字，本身不足以確認這兩類服務已經提供。
常見問題
即時字幕一定可以翻譯嗎？
不一定。核對工具是否只把原文變成文字，還是另有翻譯功能；再分開查語音輸入及字幕輸出語言，不以「支援中文」代替廣東話確認。
把電腦畫面投影，是否就完成字幕安排？
仍要查實際輸出視窗、觀眾視線、長句及簡報遮擋情況。完成接駁只能證明有畫面，不能代替後排閱讀檢查。
可以直接把廣東話字幕當成正式會議紀錄嗎？
本篇處理顯示安排，沒有核實轉錄正確性或正式紀錄要求。若要留作紀錄，應另安排內容覆核，不把現場文字直接當成已審定版本。